ব্যবসায়ে সফটওয়্যার কেন ব্যবহার করবেন?

অনেকেরই মনে এই প্রশ্ন থাকতে পারে, ‘ব্যবসায়ে সফটওয়্যার কেন ব্যবহার করবেন?’ আসুন জানার চেষ্টা করি কেন আসলেই প্রয়োজন সফটওয়্যার প্রযুক্তির।

ব্যবসায়ের মালিকেরা সবসময়ই তাদের ব্যবসায়ের সাফল্য নিয়ে উদ্বিগ্ন। আগের দিনগুলোতে যখন কম্পিউটার প্রযুক্তি ছিল না,  দক্ষতার সাথে তাদের ব্যবসায়িক কার্যক্রম পরিচালনার জন্য এবং ব্যবসায়ের সমস্ত ক্ষেত্রে ভাল নিয়ন্ত্রণের জন্য নিরবচ্ছিন্নভাবে কাজ করে যেতেন। তবে কম্পিউটার বিজ্ঞানের বিকাশের সাথে সাথে আজকাল ব্যবসায়ীরা তাদের ব্যবসায়ে সফটওয়্যার ব্যবহার করে আগের তুলনায় আরো বেশি দ্রুততার সাথে ব্যবসায়ের পরিচালনা করতে পারছেন, এমনকি আগের দিনগুলো থেকে মাত্র ৫০% প্রচেষ্টা দিয়ে।

কম্পিউটার প্রযুক্তির অন্যতম অবদান সফটওয়্যার উদ্ভাবন । যা ব্যবসায়ের বিশ্বকে মারাত্মকভাবে প্রভাবিত করছে এবং এই প্রভাবটি খুবই ইতিবাচক হচ্ছে। বিভিন্ন সফটওয়্যার তাদের কার্যকরী দক্ষতার উন্নতির মাধ্যমে ব্যবসায়িক ইউনিটগুলোকে যথেষ্ট পরিমাণে বাড়তে সহায়তা করছে।

ব্যবসায়ীরা যেভাবে সফটওয়্যার থেকে সুবিধা পাবেনঃ

ব্যবসায়ে সফটওয়্যার গুলো ব্যবসায়িক ক্ষেত্রগুলোর প্রায় সব স্তরেই  সুবিধা প্রদান করে থাকে। এই সফটওয়্যারগুলো যেকোনও প্রতিষ্ঠানে বিদ্যমান সব ধরনের ডিপার্টমেন্ট পরিচালনা করার জন্য উপযুক্ত। ব্যবসায়িক সফটওয়্যার গুলো যেকোনো আকারের ব্যবসায়ের ক্ষেত্রে প্রয়োগ করা সম্ভব। নিচে বর্ণিত পয়েন্টগুলোতে, কয়েকটি সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ সুবিধাসমূহ আলোচনা করা হবে যা ব্যবসায়িক ইউনিটগুলিকে যথেষ্ট বৃদ্ধি করতে সহায়তা করছে,

ব্যবসায়ের সফটওয়্যারটি তাদের গ্রাহক সম্পর্ককে তথ্য ধারণ করে রেখে দক্ষতার সাথে সেগুলো পরিচালনা করতে সহায়তা করে। এটি ব্যবসায়ের মালিকদের আরও সঠিকভাবে এবং বিচক্ষণতার সাথে তাদের নিজস্ব গ্রাহক ডাটাবেস বিকাশ এবং পরিচালনা করার জন্য সাহায্য করে। আধুনিক সময়ের বেশিরভাগ সফটওয়্যারগুলোতে মানুষ ইন্টারনেট বিপণনেরও সুবিধা পায়।

ব্যবসায়ে সফটওয়্যার গুলোর সাহায্যে, ব্যবসায়ের মালি্কেরা তাদের ক্লায়েন্টদের আরও ভাল কোটেশন এবং সঠিক ইনভয়েসটি সরবরাহ করতে সক্ষম হন। এটি ব্যবহার করে লোকেরা বিক্রয়কেন্দ্র, প্রদত্ত হার, প্রদেয় অর্থ প্রদান, প্রাপ্ত অর্থ প্রদান ইত্যাদির তথ্য পরবর্তী সময়ে তাদের সেলস অর্ডার ট্র্যাক করতে সক্ষম হন ।

ব্যবসায়ের ইউনিটগুলির জন্য সফটওয়্যার গুলোর মাধ্যমে এখন ব্যবসায়ের মালিকরা তাদের বেতনভিত্তিক সিস্টেমটি এখানে সংহত করতে সক্ষম হচ্ছেন।

ব্যবসায়ে সফটওয়্যার গুলোর সাহায্যে আজ অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডগুলোর রক্ষণাবেক্ষণও অত্যন্ত সহজ হয়ে উঠেছে। এইগুলো অ্যাকাউন্টিং ত্রুটির সম্ভাবনাগুলি হ্রাস করতে বা দূর করতে সহায়তা করে।

সফটওয়্যারগুলো কর্মচারীদের উপস্থিতির, সময় এবং কর্মচারীদের ছুটির, ভারসাম্য নিয়ন্ত্রণ করতে সহায়তা করে। এটি ব্যবসায়ের মালিকদের একটি নির্দিষ্ট সময়ে তাদের দ্বারা বিনিয়োগকৃত মানব মূলধনের পরিমাণ ট্র্যাক করতেও সহায়তা করে।

সফটওয়্যারগুলো ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের কর্মক্ষেত্রগুলোর মধ্যে সুরক্ষা ব্যবস্থা বাড়ানোর জন্য সহায়ক। এটি একজন ব্যবসায়িকে তার নির্ধারিত অঞ্চলগুলো নির্ধারণ, ট্র্যাকিং এবং তদনুসারে কর্মচারীদের গতিবিধি পর্যবেক্ষণের জন্য একটি কেন্দ্রীয় নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা সরবরাহ করে।

এইগুলোর দ্বারা বাণিজ্যিক সংস্থাগুলি তাদের কর্মচারী রেকর্ড, বিক্রেতার রেকর্ড ইত্যাদি সুরক্ষিতভাবে রাখতে সাহায্য করে। মানব সম্পদ বিভাগ আজকাল কর্মচারী পরিচালনার জন্য এবং নিয়োগের জন্য সফটওয়্যার ব্যবহার করে।

যেকোনো সংস্থা বা ব্যবসায় ইউনিট এমনকি নতুন প্রকল্প তৈরির জন্যও সফটওয়্যার ব্যবহার করতে পারে। সফটওয়্যার ব্যবহার করে, ব্যবসায়িক মালিকরা প্রকল্পের সমাপ্তির পর্যায়ে সুবিধার্থে ট্র্যাক করতে সক্ষম হন। সফটওয়্যারটি ব্যবসায়ের মালিক এবং পরিচালকদের প্রকল্পের তালিকা, সংস্থানসমূহের ব্যয় ইত্যাদি নিয়ন্ত্রণ করতে সহায়তা করে।

সফটওয়্যার ব্যবসায়ীদের মূল্যবান সময় যেমন বাঁচিয়ে দিবে, তেমনি খরচও অনেক কমিয়ে দিবে। অপচয়, প্রোডাক্ট হারিয়ে যাওয়া, চুরি যাওয়া বা হিসাব না মেলার কারণে লোকসান কমবে। যেকোনো হিসাব-নিকাশ রক্ষা করবে সফটওয়্যার। সুতরাং হাতে-কলমে কাজ করতে গিয়ে আপনার যে ভুল হওয়ার আশংকা ছিল, সফটওয়্যার ব্যবহারে তা আর থাকছে না।

ব্যবসার গুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্ট গুলো হারিয়ে যাওয়ার কোন ভয় থাকবে না। সবকিছু জমা থাকবে সফটওয়্যারে। চাহিদামত সার্চ দিয়ে মুহূর্তেই বের করে নেয়া যায় প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট। এছাড়াও ব্যবসায়ে খরচের সমস্ত নির্ভুল তথ্য একত্রীকরণ করা সম্ভব সফটোওয়্যারগুলোতে।

কিছু সহজলভ্য ও সহজে ব্যবহারযোগ্য সফটওয়্যারে নাম জানি আসুন,

১। ই আর পি (ERP)

২। ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট (Inventory Management)

৩। পজ সফটওয়্যার (POS)

৪। একাউন্টিং সফটওয়্যার (Accounting)

৫। এইচ আর ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার (HR Management)

৬। সেলস ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার (Sales Management) ইত্যাদি ।

ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রমে অগ্রগতি বা পিছিয়ে থাকার রিপোর্ট রাখার জন্য সফ্টওয়্যারটির ব্যবহার সত্যিই অনেক গুরুত্বপূর্ণ। এটি ব্যবসার ক্রিয়াকলাপ এবং সংস্থার লক্ষ্যগুলোকে বাস্তবায়ন করতে সাহায্য করে, সাফল্য নিয়ে আসে।