ক্লাউড-ভিত্তিক অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারের সুবিধা

একজন ব্যবসায়ী হিসেবে আপনি নিশ্চয়ই বর্তমান প্রযুক্তি এবং ব্যবসায়ের প্রবণতা সম্পর্কে বেশ সচেতন। কারণ ব্যবসাক্ষেত্রে প্রযুক্তির বিকাশ দিনে দিনে অপরিহার্য হয়ে উঠছে বিশেষ করে অ্যাকাউন্টিং এবং বুককিপিং এর কাজের জন্য, এমনকি বিশেষ একটা পরিবর্তনও ইদানীং লক্ষণীয়।

যদিও অ্যাকাউন্টিংয়ের ক্ষেত্রটি এখনো বেশ কঠিন এবং সীমাবদ্ধ কিন্তু বর্তমান প্রযুক্তি  Cloud Accounting Software প্রবর্তন করে এটিকে আরও সহজ এবং দ্রুততর করে তুলেছে। যাদের পক্ষে বিশেষজ্ঞ অ্যাকাউন্টেন্ট নিয়োগ দেওয়া সম্ভব নয় তাদের সুবিদার্থে বিশেষত ছোট ব্যবসায়ের জন্য অবশ্যই এটা একটি নিখুঁত বিকল্প।

ক্লাউড-ভিত্তিক অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার যেসব সুবিধা প্রদান করে সে সম্পর্কে আপনি যদি এখনও নিশ্চিত না হন, তাহলে এই ব্লগে আমরা বর্তমান ব্যবসায়ের আবহে এ ধরণের সফটওয়্যারগুলোর সুবিধাসমূহ আলোচনা করার চেষ্টা করেছি। আরও জানতে, স্ক্রোলিং চালিয়ে যান!

১. সহজ ব্যবহারযোগ্য

আপনি যদি অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতি এবং জারগনের সাথে পরিচিত না হয়ে থাকেন, তাহলে ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার এই বিষয়গুলো সহজ করে আপনার ব্যবহারযোগ্য করে তুলতে সাহায্য করবে ।

এছাড়াও এটা সঠিকভাবে ব্যবসায়ের অ্যাকাউন্টিং বিভাগকে পরিচালনা করে যাতে ব্যবসায়ের মালিক সংস্থার ফিন্যান্স সম্পর্কে এক নজরে জানতে পারেন খুব সহজেই। ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার ব্যবসাকে তার লক্ষ্য অর্জনের ছক তৈরি করতেও সহায়তা করে।

২. সু-সংগঠিত

ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারের প্রধান সুবিধা এটা আপনার ফিন্যান্স বিভাগকে করবে আপডেট এবং সু-সংগঠিত। প্রায়শই প্রচুর পরিমাণে ডেটা থাকলে, সেটা খুব সহজেই পরিচালনা করা সম্ভব হয় না, কেবল দক্ষ অ্যাকাউন্ট্যান্টই এটা করতে পারেন।

তবে, যদি আপনার অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারটি থাকে, তাহলে থাকুন নিশ্চিন্তে কারণ যখন প্রয়োজন তখনই সহজেই যেকোনো ডেটা সন্ধান করতে পারবেন এক ক্লিকে।

এছাড়া প্রতিটি বিভাগের জন্য আলাদা করে ডেটা রাখার সুবিধা রয়েছে। সুতরাং, কর্মীরা সহজেই তাদের জন্য নির্দিষ্ট তথ্য সন্ধান করতে পারবে, তথ্য ডিলিট করতে পারবে, আয়-ব্যয় রিপোর্ট আপডেট করতে পারবে এবং সবকিছুকে গুছিয়ে রাখতে পারবে।

৩. সুরক্ষিত ও নিরাপদ

ব্যবসা ছোট হোক বা বড়, অ্যাকাউন্টিংয়ের তথ্য সর্বদা গোপনীয় রাখাটা অবশ্যই গুরুত্বপূর্ণ ।  সুতরাং, ব্যবসায়ের মালিকদের সবচেয়ে বড় উদ্বেগ ও অন্যতম লক্ষ্য থাকে একটি  নিরাপদ অ্যাকাউন্টিং সমাধানের সন্ধান করা।

সেই উদ্বেগ কমাতে ব্যবসায়ের জন্য ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। এক্সেল স্প্রেডশিট সকল তথ্য সংরক্ষণের বিকল্প হিসেবে এই ক্লাউড-ভিত্তিক সফটওয়্যার অবশ্যই অধিকতর সুরক্ষিত ও নিরাপদ ।

ক্লাউড-ভিত্তিক সিস্টেমে অ্যাকাউন্টিংয়ের সকল তথ্য লোকাল কম্পিউটারে নয় বরং, এটি ক্লাউড সার্ভারে নিরাপদে সংরক্ষিত হয়। সুতরাং, যদি হ্যাকার সফলভাবে সিস্টেমে প্রবেশ করেও বা এটি ক্র্যাশ করে তবুও তথ্যগুলো নিরাপদ থাকবে এবং তথ্যের কোনও ক্ষতি হবে না।

৪. নির্ভরযোগ্য

পূর্ববর্তী সময়ে, ব্যবসায়ের প্রয়োজনীয় তথ্য সংরক্ষণ করা হতো খাতায় হাতে কলমে লিখে। ফলে বিপুল পরিমাণে ডেটা নিয়ে কাজ করার সময়, মানুষের ভুল হওয়ার সম্ভাবনাও বেশি ছিল।

কিন্তু ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার ব্যবহারে, আপনি পরিষ্কার এবং সঠিক ডেটা পাবেন। গণনায় ভুল এবং মানুষের ভুলের স্থান কম রয়েছে এই সফটওয়্যারে। সুতরাং, সফটওয়্যারটি ব্যবসায়ের জন্য নির্ভরযোগ্য এবং তথ্য ও হিসাবের ধারাবাহিকতা সরবরাহ করে।

৫. গুরুত্বপূর্ণ সম্পর্ক বজায় রাখা

একটি ব্যবসা পরিচালানোর জন্য আপনার বিক্রেতা, অংশীদার এবং এমনকি বিরোধীদের সাথে একটি ভাল সম্পর্ক বজায় রাখা প্রয়োজন। ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারটি বকেয়া বিল এবং চালানের ডেটা রাখে।

আপনার কোথায় কোথায় অর্থের পরিমাণ পরিশোধ করতে হবে অনায়াসে তা সন্ধান করতে পারবে। এমনকি, এই সফটওয়্যারটি আপনাকে কর জমা দেয়ার মতো সবচেয়ে ক্লান্তিকর কাজেও সহায়তা করবে।

৬. সহজ প্রবেশযোগ্য

ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার আপনাকে করবে কাঠামোগত তথ্য এবং পরিসংখ্যান সরবরাহ। অতিরিক্তভাবে, সেখানে 24×7 সুরক্ষা এবং শক্তিশালী অ্যালগরিদম ইনস্টল করা আছে যা হ্যাক করা প্রায় অসম্ভব করে তোলে।

ক্লাউড-ভিত্তিক অ্যাকাউন্টিং সমাধানের চূড়ান্ত সুবিধা এটায় সহজে প্রবেশযোগ্য। আর এর জন্য আপনার শুধু দরকার একটি নির্ভরযোগ্য ইন্টারনেট সংযোগ এবং একটি উপযুক্ত ডিভাইস। তাহলেই বিশ্বের যে কোনও কোণে বসে আপনি নিজের ট্যাবলেট, স্মার্টফোন বা ল্যাপটপ থেকে আপনার অ্যাকাউন্টিং ডেটা অ্যাক্সেস করতে পারবেন অতি সহজেই।

৭. সাশ্রয়ী মূল্যের

কোনও কিছুতে বিনিয়োগের আগে প্রত্যেককে দুটো বিষয় অবশ্যই চিন্তা করা দরকার কারণ এটা আপনার কঠোর উপার্জিত অর্থ। তাই যখন আপনার অ্যাকাউন্টিং পরিচালনা করার কথা আসে, তখন প্রথমে ভাবার দরকার যে আপনার কোনো অ্যাকাউন্টেন্ট নিয়োগ দেয়ার প্রয়োজন কিনা বা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার সিস্টেম সেটআপ করবেন কিনা। দ্বিতীয়ত ভাবার প্রয়োজন এগুলোর মধ্যে এমন একটি সাশ্রয়ী মূল্যের সমাধান যা আপনাকে প্রচুর পরিষেবা সরবরাহ করবে।

আপনার বাজেটের উপর নির্ভর করে, আপনি আপনার নিজের ব্যবসায়ের প্রয়োজন অনুসারে সম্পূর্ণ নিজস্ব পছন্দের সফটওয়্যার তৈরি করে নিতে পারবেন । তবে তার আগে অবশ্যই  অন্য বিকল্প সমাধানগুলো পরীক্ষা করে দেখুন এবং কোনটি আপনার জন্য উপযুক্ত তা বিশ্লেষণ করে সিদ্ধান্ত গ্রহণ করুন। সঠিক অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার দিয়ে আপনি আপনার ব্যবসাকে করতে পারবেন প্রসারিত।

৮.  আর্থিক অবস্থান

আপনি যখন ইন্ডাস্ট্রি জগতে নবাগত, তখন স্বাবিকভাবেই আপনি নগদ অর্থ প্রবাহের গুরুত্ব সম্পর্কে বার অর্থ ব্যবস্থাপনা সম্পর্কে কম অভিজ্ঞ হবেন। আর তাই আপনার দরকার ক্লাউড-ভিত্তিক অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার কারণ এর মাধ্যমে আপনি লেনদেন এবং আপনার ব্যবসায়ের আর্থিক অবস্থান সম্পর্কে নজর রাখতে পারেন।এছাড়াও আপনি পারবেন নিজের বাজেট তৈরি করতে ও কোথায় এবং কত টাকা ব্যয় করতে হবে তা নিষ্পত্তি করতে।

উপর্যুক্ত আলোচনা সাপেক্ষে আশা করি আপনি আপনার ব্যবসায়ের জন্য ক্লাউড-ভিত্তিক অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারের গুরুত্ব ও প্রয়োজনীয়তা সম্পর্কে একটি সুস্পষ্ট ধারণা অর্জন করতে সক্ষম হয়েছেন।

ডিজিটাল হোন, ডিজিটাল করুন নিজের ব্যবসাকে, প্রসারিত করুন আপনার ডিজিটাল জ্ঞানের সীমাকে ক্লাউড-ভিত্তিক অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার এর মাধ্যমে।

ব্যবসা বা হিসেবের মানকে দ্রুত সামাধান করতেই আমরা প্রদান করছি কয়েকটি সহজ সমাধান তার মধ্যে: